- Как создать рассылку
- Вкладка «Условия рассылки»
- Вкладка «Отправитель и тема»
- Вкладка «Заголовок и комментарий»
- Вкладка «Вид письма»
- Вкладка «Сбор оценок»
- Получить тестовое письмо
- Как активировать рассылку
- Как настроить другие языковые версии
- Как отправляются письма
Рассылка содержит форму обратной связи, которая увеличивает количество отзывов гостей о проживании. Положительные отзывы можно публиковать на сайте средства размещения и в каналах продаж.
Как создать рассылку
Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки».
Создать рассылку можно:
- Из блока «Создание рассылок по пути гостя» → «Feedback-письмо».
- Или с помощью кнопки «Создать email-рассылку».
Во втором случае откроется окно «Создание email-рассылки», где выберите «Feedback-письмо».
После этого откроется страница настройки рассылки.
Вкладка «Условия рассылки»
Название для сотрудников
Название видят только сотрудники средства размещения в личном кабинете. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.
Обратите внимание. «Тип рассылки» добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.
Параметры рассылки
В раскрывающемся списке выберите время, когда гость получит письмо.
Выберите, каким гостям будет отправлена рассылка:
- Всем гостям — рассылку получат все гости.
Сегменты гостей — отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые сегменты.
Обратите внимание. Гости могут относиться к нескольким сегментам. По одному типу рассылки гостю будет уходить только одно письмо в день.
Пример: в рассылке указано 2 сегмента, гость в них попадает. В этом случае он получит 1 письмо.
Дополнительные параметры
Нажмите «Дополнительные параметры», чтобы открыть дополнительный блок настроек.
1.
Выберите из раскрывающегося списка условия отправки рассылки в зависимости от наличия или отсутствия программы лояльности.
Если выбрано «Есть программа лояльности», укажите:
Уровень программы лояльности, при наличии которого гостю будет приходить рассылка.
Учитывается ли наличие баллов у гостя для получения рассылки.
2. Наличие личного кабинета у гостя.
Выберите из раскрывающегося списка наличие личного кабинета у гостя.
Обратите внимание. Настройки «Наличие программы лояльности» и «Наличие личного кабинета» доступны средствам размещения, у которых есть активированная программа лояльности.
3. Категории номера.
Выберите категории номера, для которых будет происходить рассылка:
Все категории — рассылку получат гости во всех категориях номеров.
Некоторые категории — отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые категории номеров.
4. Регион получателей.
Поставьте галочку, чтобы учитывать регион получателей для рассылки.
В раскрывающемся списке отметьте галочками нужные регионы.
Данные о регионе добавляются из профилей гостей. Если данных ни по одному гостю нет, будет показано сообщение:
Вкладка «Отправитель и тема»
1. В пункте «Отправитель» укажите автора письма.
Это название средства размещения, отдела или сервиса, например «Служба приема и размещения гостей».
При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.
2. В пункте «Тема» укажите название рассылки, которое увидит гость.
При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.
3. Поставьте галочку в пункте «Скрытая копия», чтобы отправлять скрытую копию письма. Укажите email сотрудников, которые будут получать письма данного типа. Нажмите «Добавить email», чтобы отправлять скрытую копию на несколько адресов.
4. В пункте «Email для ответа» автоматически указывается контактный email, указанный в разделе «Настройка гостиницы» → «Общие настройки».
Оставьте текущий email или укажите email сотрудников, которые смогут ответить на вопрос или комментарий гостя.
Вкладка «Заголовок и комментарий»
На вкладке «Заголовок и комментарий» настройте вопросы для анкетирования гостей.
Заголовок в теле письма
Заголовок — текст, который мотивирует гостя поставить оценку.
В поле «Заголовок» внесите изменения в текст при необходимости — справа вы увидите, как выглядит этот блок в письме.
Когда гость поставит оценку, ему будет предложено оставить комментарий.
Комментарий к оценке
В блоке «Комментарий к оценке» внесите изменения в тексты при необходимости.
Оценка гостя от 1 до 3 звезд
В пункте «Оценка гостя от 1 до 3 звезд» внесите изменения в тексты при необходимости. Справа вы увидите, как выглядит этот блок в письме.
Уточняющий вопрос виден гостям, которые на основной вопрос поставили оценку 1, 2 или 3.
Оценка гостя от 4 до 5 звезд
В пункте «Оценка гостя от 4 до 5 звезд»:
1. В пункте «Заголовок» добавьте текст, который отобразится в заголовке письма.
2. В пункте «Предложить гостю» выберите одно из правил отправки отзывов:
«Отправить отзыв напрямую в средство размещения».
Отзыв гостя будет сохранен в отчет с оценками рассылки и, если выбран соответствующий режим сбора оценок, отправлен на email средства размещения. Отзыв увидят только сотрудники средства размещения.
«Опубликовать отзыв».
Гостю будет предложено опубликовать свой отзыв на сайтах, ссылки на которые вы указали. Это может быть сайт вашего средства размещения или сторонний сайт. Рекомендуем указывать прямую ссылку на раздел с отзывами.
Обратите внимание. Ссылки на сайты и площадки для получения отзывов гостей видны только тем гостям, которые на основной вопрос поставили оценку 4 и 5.
Нажмите «Добавить сайт», чтобы предложить гостю разместить отзыв на нескольких сайтах. Рекомендуем указывать прямую ссылку на раздел с отзывами.
Вкладка «Вид письма»
Менять внешний вид письма можно только в новых рассылках — в ранее созданных этот раздел не редактируется.
Если нет возможности изменить вид письма, значит рассылка была создана до обновления. В этом случае нужно создать новую рассылку «Feedback-письмо» и отключить прежнюю.
Стили
В блоке «Стили» выберите цвет фона и шрифт для письма.
Можно выбрать один из предложенных цветов:
Или откройте цветовую палитру и подберите другой цвет. Для этого используйте цветовую палитру или введите HEX-код цвета. Подробнее о HEX-кодах читайте в статье «Теория цвета в цифрах».
Содержание
В блоке «Содержание» отображается письмо, которое получит гость.
Здесь можно отредактировать текст письма, а также использовать автоподстановки данных из бронирования гостя. Изменения сразу отображаются в поле справа, где доступен предварительный просмотр письма.
1. Логотип средства размещения не редактируется. Он передается из раздела «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → «Название и логотип».
2. Пункт «Контактные данные» содержит адрес и номер телефона средства размещения, которые отображаются в шапке письма.
Адрес и телефон передаются автоматически с помощью переменных ##HotelAddress## и ##HotelPhone## из раздела «Настройки гостиницы» → «Общие настройки». При необходимости эти данные можно отредактировать вручную.
Обратите внимание. Пункт «Контактные данные» отключить нельзя.
3. Пункт «Заголовок» сообщает гостю о теме письма.
4. Пункт «Основной текст» содержит тело письма.
Вы можете поблагодарить гостя за выбор вашего средства размещения и объяснить, зачем нужен опрос.
5. Пункт «Кнопка» позволяет отредактировать кнопку перехода к опросу, где гость оставляет свое мнение о проживании.
Обратите внимание. Пункт «Кнопка» отключить нельзя.
Если необходимо изменить цвет фона и текста кнопки, воспользуйтесь блоком «Стили кнопки».
6. Пункт «Дополнительный текст» содержит дополнительную информацию для гостя.
Текст будет располагаться под кнопкой перехода к опросу. Здесь можно сообщить гостям, например, о промокоде на следующее бронирование.
HTML-режим
Если стандартных настроек письма недостаточно, можно воспользоваться HTML-режимом.
В этом режиме шаблон отображается в виде кода, который можно редактировать для создания уникального стиля письма.
Обратите внимание. Вернуться к блочному конструктору можно только если вы не вносили изменения в HTML-код. Если в код были внесены изменения, возврат станет недоступен для этой рассылки.
Подробнее о работе в HTML-режиме смотрите в статьях:
Вкладка «Сбор оценок»
На вкладке «Сбор оценок» можно настроить отправку отчета с оценками и ответами на email.
Поставьте галочку «Дополнительно отправлять отчет на email» и укажите email, на который будет отправлен отчет. Можно добавить несколько email.
Выберите, как часто вы хотите получать уведомления:
- Сразу после ответа гостя, отдельным письмом;
- Раз в день, одним письмом с ответами всех гостей — отчет отправляется в 00:01 следующего дня.
Если вы выбрали «Сразу после оценки гостем в отдельном письме», отчет будет приходить по каждой оценке отдельно и иметь такой вид:
Если вы выбрали «Один раз в день, все отзывы в одном письме» — письмо будет отправлено в 00:01 на следующий день после дня формирования отчета. Если отзывов за последние сутки не было, письмо с отчетом не придет.
Отчет будет приходить в формате XLSX аналогичного отчету с оценками, который можно скачать из списка рассылок. Оценки в отчете будут за один день, а не за все время действия рассылки.
В дальнейшем отчет с ответами можно скачать в списке рассылок в любое время. Для этого перейдите в раздел «Рассылки» и нажмите кнопку «Действие».
Нажмите «Скачать отчет опроса». Отчет будет сохранен в папку «Загрузки» на вашем устройстве. Оценки в отчете будут за все время действия рассылки.
Получить тестовое письмо
Кнопка «Получить тестовое письмо» станет активной после сохранения настроек. Кнопка находится на вкладке «Вид письма».
Для этого нажмите «Сохранить» вверху страницы.
После сохранения нажмите кнопку «Получить тестовое письмо» и укажите один или несколько email-адресов в открывшемся окне. Нажмите кнопку «Получить».
На указанный email придет тестовое письмо.
Как активировать рассылку
Сохраните внесенные изменения.
Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.
Нажмите кнопку «Активировать».
Или переведите переключатель в списке рассылок:
Как настроить другие языковые версии
1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и откройте необходимый тип рассылки для редактирования.
2. Нажмите «Другие языковые версии», чтобы открыть список доступных языков.
3. Выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перейти».
4. Внесите необходимые изменения на вкладках «Отправитель и тема» и «Вид письма». Сохраните изменения.
Обратите внимание. Если необходимо отредактировать условия рассылки, перейдите в версию на основном языке средства размещения.
Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».
Как отправляются письма
Письма в TL: Guest Management System отправляются гостю на указанный в профиле email в указанное в настройках время. Письма начинают отправляться гостям с момента активации рассылки.
Отсчет ведется от фактического времени выезда гостя, если вы работаете с TL: WebPMS. В остальных случаях используется планируемая дата выезда, которая указана в бронировании.
Обратите внимание. Если созданы две рассылки «Feedback-письмо» и гость попал в список получателей обеих рассылок:
Гость получит оба письма, если настройки времени отправки рассылок отличаются более чем на сутки. Например, для одной рассылки установлено — «Сразу после выселения», для второй — «Через 48 часов после выселения».
Гость получит одно письмо, если отправление рассылок будет настроено на один и тот же день.