Что такое «Онлайн-регистрация» («Онлайн-чекин»)
Онлайн-регистрация или Онлайн-чекин (online check-in) — это специальный компонент, который позволяет удаленно получить данные гостей, необходимые для регистрации при заезде.
Гость может пройти онлайн-регистрацию:
перейдя по ссылке в welcome-письме;
на сайте после завершения брони, если дата заезда по брони в ближайшие три дня;
Как гость проходит онлайн-регистрацию
1. За несколько дней до заезда гости получают welcome-письмо со ссылкой на онлайн-регистрацию:
Обратите внимание: чтобы гость мог пройди онлайн-регистрацию через ссылку в welcome-письме, убедитесь, что этот функционал включен в письмо. Для этого перейдите в раздел «Маркетинг» → «Email-рассылка» → «Welcome-письмо» → блок «Онлайн-регистрация»:
Если бронь сделана с заездом в ближайшие три дня, модуль бронирования предлагает гостю пройти онлайн-регистрацию после завершения бронирования:
2. Перейдя по ссылке, гости заполняют персональные данные и информацию о документах, подтверждающих личность, загружают сканы/фото паспорта или свидетельства о рождении:
Если гость не заполнил нужные пункты, то при нажатии на кнопку «Отправить», около этих пунктов появится подсказка:
Примечание: для того, чтобы загрузка сканов документов была обязательной, отметьте пункт «Загрузка сканов документов обязательная» в разделе «Онлайн-регистрация» → «Настройки».
3. После заполнения всех необходимых пунктов гость может завершить регистрацию, нажав на кнопку «Отправить»:
Гостю придет письмо с подтверждением прохождения онлайн-регистрации:
Обратите внимание: если бронь групповая, гостям необходимо за один раз пройти всю регистрацию и указать данные всех гостей. Если онлайн-регистрацию будет проходить каждый член группы по-отдельности, то сохранится последняя модификация — то есть, данные гостя, последнего перешедшего по ссылке и заполнившего информацию.
Как отель работает с онлайн-регистрацией
1. Отель видит данные гостей в личном кабинете TravelLine в разделе «Онлайн-регистрация» → «Заявки на регистрацию»:
2. На почту отеля приходит уведомление о новой регистрации:
Добавить несколько адресов для уведомлений можно в разделе «Онлайн-регистрация» → «Настройки» в блоке «Уведомления»:
3. Получив данные для регистрации, сотрудники отеля заносят их в рабочие программы, чтобы подготовиться заранее к заезду гостя, сформировать нужные документы и сэкономить время регистрации при заезде гостя. Обратите внимание: срок хранения персональных данных гостей зависит от срока, который вы установили в разделе «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → блок «Политика хранения персональных данных».
Как повторно отправить гостю ссылку на регистрацию
Если гости не прошли онлайн-регистрацию сразу после бронирования или по welcome-письму, однако хотят пройти ее сейчас, вы можете отправить им ссылку любым удобным способом: по электронной почте или через мессенджер.
Для этого перейдите в раздел «Онлайн-регистрация» → «Настройки» → блок «Ссылка на форму регистрации».
Скопируйте ссылку и отправьте ее гостю на электронную почту или мессенджер.
Онлайн-регистрация и АСУ
Данные из раздела «Онлайн-регистрация» передаются в следующие АСУ:
TL: WebPMS
Opera*
Edelweiss*
*TravelLine отправляет информацию в АСУ, однако адаптация данных — данные отражаются в брони или отдельном разделе, и т.д. — зависит от АСУ.
Онлайн-регистрация и шахматка TL: WebPMS
Если вы работаете с шахматкой TL: WebPMS, то данные о госте выгрузятся в карту брони автоматически:
Статусы заявки
Заявки на онлайн-регистрацию могут иметь несколько статусов:
«Не обработано» — новая заявка;
«В обработке» — отель работает с карточкой заявки;
«Обработано» — работа с карточкой завершена;
«Завершено» — дата заезда прошла.
Чтобы изменить статус на «Обработано», откройте заявку и нажмите на переключатель:
Как подключить онлайн-регистрацию
Чтобы подключить онлайн-регистрацию, направьте запрос в техподдержку TravelLine на support@travelline.ru.