Инструкции для управляющего отелем

Как управляющий отеля видит личный кабинет TravelLine

Управляющий отеля координирует все отделы и службы, связанные с бронированием номеров, приемом и размещением гостей, работой службы питания, закупками, отдела продаж, организацией телефонного и информационного обслуживания. Его задача — обеспечить комфортные условия для гостей, чтобы они хотели вернуться в отель снова; обеспечить высокий доход для владельца и создать рабочую атмосферу, приносящую удовольствие служащим, работающим под его руководством; сделать так, чтобы все процессы в отеле работали четко и без накладок.

В личном кабинете TravelLine у управляющего обычно имеется полный доступ ко всем компонентам, а также к Порталу клиента. 

Обратите внимание: доступ к Порталу клиента имеет, как правило, ограниченный круг сотрудников, поскольку в этом разделе содержатся бухгалтерские документы и возможность создавать или удалять пользователей личным кабинетом TravelLine. Для предоставления доступа в Портал клиента обратитесь в техническую поддержку TravelLine на почту support@travelline.ru с почты пользователя, у которого уже есть доступ в Портал клиента. В запросе укажите ID объекта, логин пользователя и в какой раздел предоставить доступ. 

Инструкции для управляющего отелем

В личном кабинете TravelLine управляющий отелем работает с ценами и доступностью, бронями в шахматке, подключением новых каналов и т.д. Мы подготовили список статей по наиболее активно используемым компонентам в работе. Эти и другие статьи вы можете найти в нашей Базе Знаний.

Создание и настройка категорий номеров

Настройка категорий номеров — один из первых и важных этапов в работе отеля. Категории могут варьироваться от простых номеров эконом-класса до роскошных люксов. Правильная настройка и позиционирование категорий номеров влияет на спрос гостей и ценообразование, ведь некорректно настроенные размещения, непривлекательные фотографии, или отсутствие описания заставят гостя пройти мимо подходящего размещения. С другой стороны, правильно настроенные виды размещений, красочные фотографии, мотиваторы в виде элементов оснащения, привлекательное описание будут иметь положительный эффект на гостя.

О том, как создать категории номеров, мы рассказали в статьях:

• Как создать категорию номера

• Как настроить вместимость номера в категории номера

• Как добавить дополнительные места в категории номеров
  

• Как получить ссылку на категорию номера

Если вы работаете с шахматкой броней TL: WebPMS, создайте номерной фонд гостиницы на основе категорий:

• Как добавить номерной фонд гостиницы

Работа с доступностью номеров

В разделе «Доступность номеров» можно управлять онлайн-продажами отеля: например, закрыть категории номеров для продажи или изменить количество доступных номеров. Новая информация отразится в модуле бронирования и в каналах продаж.

• Как установить доступность номеров по умолчанию

• Как изменить доступность номеров на несколько дней

• Как открыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как закрыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как управлять доступностью номеров при работе с шахматкой TL: WebPMS
  

• Работа с доступностью номеров при интеграции с АСУ

• Как работает овербукинг при интеграции с АСУ и WebPMS

• Овербукинг: причины, как предотвратить, что делать с бронью

• Как закрыть или открыть продажи через мобильное приложение TL Extranet

Работа с ценами

Работа с ценами происходит в разделе «Управление номерами» → «Тарифы». Здесь устанавливаются цены на проживание в отеле, которые затем выгружаются в источники онлайн-продаж, настраиваются ограничения по тарифам и набору включенных в тариф услуг.

• Как создать тариф

• Как создать наследуемый тариф

• Как заполнить цены в тарифах

• Как настроить ограничения в тарифе

• Как назвать тариф

• Как загрузить промо-иллюстрацию для лендинга тарифа

• Как добавить мотиватор «Питание включено» в тариф с питанием

• Как добавить мотиватор «Подарок» с услугами, включенными в стоимость

• Как настроить тариф на любой праздник

• Отличия между тарифом по промокоду и cкидкой по промокоду

• Как создать ссылку на тариф с разными параметрами

• Почему тариф не отображается на сайте

• Как изменить цены в тарифе в мобильном приложении TL Extranet

Дополнительные услуги в отеле

Предоставление дополнительных услуг повышает комфорт пребывания гостей, придает дополнительные преимущества и способствует увеличению среднего чека. На сайте отеля вы можете предлагать услуги за дополнительную плату или включать в стоимость проживания. Как создать и настроить услуги для модуля бронирования мы рассказали в статьях:

• Как создать дополнительные услуги

• Как настроить группы дополнительных услуг
  

• Как установить разные цены на услуги

Отчет по броням

В отчете по броням находится общая информацию о брони: ФИО и контакты гостя, дата заезда или выезда, тариф и т.д. В отчете есть информация о количестве активных и отмененных броней, броней из каналов продаж и сайта — и другие варианты, которые настраиваются с помощью фильтров. Кроме просмотра, в этом разделе можно управлять бронями: изменить даты, тариф, отменить бронь и т.д., если вы пока не работаете с шахматкой TL: WebPMS. Эти действия рассмотрены в перечисленных ниже статьях.

• Как работать с разделом «Отчет по броням»

• Как гостинице изменить стоимость в бронировании с сайта

• Как гостинице изменить даты проживания в бронировании с сайта

• Как гостинице отменить бронирование с сайта

• Как узнать, какой способ оплаты у бронирования

• Как восстановить отмененное бронирование с сайта

Правило аннуляции броней с сайта отеля

После бронирования гость может передумать, или, в силу обстоятельств, отменить бронь. В каждом тарифе обязательно должно быть указано правило аннуляции, которое будет работать при отмене брони гостем.

• Как настроить правило аннуляции

• Как выбрать правило аннуляции для тарифа

Способы оплаты

В модуле бронирования отель может предложить гостям несколько видов оплат. Способы оплаты делятся на гарантированные и негарантированные. 

При гарантированном способе оплаты гость не может завершить бронирование без внесения оплаты. К такому способу относится эквайринг: например, эквайринг нашего партнера ООО «Комфорт Букинг» или эквайринг другой платежной системы или банка. Обратите внимание: гарантированные способы оплаты снижают количество отмененных броней. 

По умолчанию, в личном кабинете TravelLine доступны негарантированные способы оплаты: при заселении, банковский перевод для физических лиц, безналичный расчет для юридических лиц, гарантия банковской картой. То есть, гость может завершить бронь без внесения предоплаты, и оплатить бронь по приезду в отель или по счету. 

Узнать больше о доступных способах оплаты вы можете в нашей Базе Знаний в разделе «TL: Booking Engine». Здесь хотим привести инструкции по двум частым вопросам: как начать работать с нужным способом оплаты и как посмотреть, какую оплату выбрал гость. 

• Как привязать способ оплаты к тарифу

• Как узнать, какой способ оплаты у бронирования

Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — это календарь броней отеля и основной инструмент работы в отеле. В шахматке происходит заселение и выселение гостей, фиксирование дополнительных услуг и оплаты от гостя. 

• Как создать бронь в TL: WebPMS

• Как создать групповую бронь в шахматке TL: WebPMS

• Как создать бронь на юридическое лицо

• Как создать почасовую бронь

• Как быстро переместить бронь на шахматке

• Как заселить гостя в шахматке

• Как заселить бронь, если нет сквозного номера

• Как выселить гостя в шахматке

• Как добавить или изменить услугу в брони

• Как изменить стоимость проживания в брони

• Как изменить способ оплаты в брони

• Как отменить бронь в шахматке

• Как добавлять заметки к брони

• Как создать бронь в шахматке в мобильном экстранете

• Как работать с бронью в шахматке в мобильном приложении TL Extranet

• Как отправить ссылку на бронирование номера в мобильном приложении TL Extranet

Работа со счетами и платежами

Шахматка автоматически формирует счет в брони. Одной из важных задач является своевременное фиксирование в шахматке оплаты или возврата по брони.

• Как провести оплату по счету

• Как оформить возврат по бронированию в шахматке

• Что такое депозит

• Как разделить счет и перенести оплату в шахматке

• Как объединить несколько счетов групповой брони

• Как выставить счет по брони в TL: WebPMS

• Как перенести оплату с одной брони на другую в TL: WebPMS
  

Работа с кассой

Шахматка поддерживает интеграцию с ККМ — кассой, — что позволяет печатать чеки по операциям сразу из брони в шахматке. Как настроить интеграцию с кассой мы рассказали в статье «Как настроить интеграцию с ККМ».

Управляющий или администратор, при принятии оплаты или проведения возврата, сталкивается с необходимостью печатать чеки по этим операциям. Иногда возникают вопросы, как открыть смену или какой чек будет напечатан в той или иной ситуации, и мы ответили на эти вопросы в статьях:

• Как закрыть и открыть смену в ККМ

• Как печатаются чеки на предоплату, аванс и зачет аванса

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований с предоплатой через Комфорт Букинг

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований из Яндекс Путешествий

Заметки

В шахматке TL: WebPMS есть возможность добавлять памятки для сотрудников в виде заметок, как общих — например, напоминание о чем-либо, — так и специфические указания для конкретной брони.

• Как создать заметку

Обслуживание номеров

Модуль обслуживания номеров позволяет каждый день поддерживать актуальную информацию о состоянии номеров и своевременно их убирать. Номер, требующий уборки, виден на шахматке благодаря статусу «Грязно». Отметить выполнение уборки может как горничная, так администратор и управляющий — статусы на главной странице шахматки и в разделе «Обслуживание номеров» синхронизируются.

В базовом модуле есть три стандартных статуса обслуживания: «Требует уборки», «Убран», «Проверен», и при выселении гостя номер автоматически становится грязным. Кроме базового, есть расширенный модуль обслуживания, который позволяет более гибко настраивать различные виды уборок. Однако пользователь с доступом к шахматке всегда может вручную назначить внеплановую уборку, если от гостя поступит такой запрос. Эту информацию увидит служба горничных. Что нужно знать при работе с модулем обслуживания номеров, мы собрали в статьях:

• Статус уборки номера

• Как изменение статуса уборки номера влияет на статус обслуживания в расширенном модуле обслуживания номеров

• Как закрыть номер на ремонт

• Как закрыть номер на ремонт в расширенном модуле обслуживания

• Модуль обслуживания номеров в мобильном приложении TL Extranet

Профили гостей

Профили гостей — это раздел, где можно посмотреть информацию о гостях, которые когда-либо проживали в отеле: ФИО, контактные данные, брони, уровень лояльности и т.д.

• Как устроены профили гостей

• Как объединить несколько профилей одного гоcтя

Справочники в шахматке

Справочники в TL: WebPMS — это инструмент для расширения некоторых стандартных настроек. Справочники предназначены для добавления дополнительных параметров, отличающихся от предустановленных по умолчанию.

• Справочники

Постановка гостей на миграционный учет

В соответствии с законодательством РФ, необходимо каждый день предоставлять в МВД сведения о проживающих гостях.

В шахматке TL:WebPMS в брони автоматически формируется анкета гостя, куда выгружается информация о госте, что экономит время на ручное заполнение анкеты.

• Как сформировать анкету по форме 5

Если вы уже работаете с модулем миграционного учета TravelLine, процесс работы с анкетами становится еще удобнее: модуль собирает все анкеты в одном месте, а также подскажет, какая анкета и почему не пройдет проверку — благодаря подсказкам, можно скорректировать данные гостя. Затем отелю останется только выгрузить готовый файл в программу отправки данных в МВД.

• Как работать с TL: WebPMS «Модуль миграционного учета»

Статистика и отчеты

Отчеты в шахматке собирают данные по основным показателям работы отеля.

В шахматке два типа отчетов — общего назначения и статистические. Данные в статистических отчетах пересчитываются раз в сутки в 05:00 по времени средства размещения, а отчеты общего назначения формируются в реальном времени и содержат информацию на текущий момент.

В личном кабинете TravelLine к каждому отчету прикладывается инструкция. Чтобы ознакомиться с инструкцией, перейдите в отчет и нажмите на ссылку «Подробнее» под названием отчета.

Работа с каналами продаж

TL: Channel Manager — менеджер каналов — упрощает работу отеля с каналами продаж, так как управление продажами происходит в одном личном кабинете. Это экономит время и увеличивает доход от онлайн-продаж. 

В TL: Channel Manager есть три основных вида каналов:

• каналы, работающие по стандартному типу интеграции — TravelLine отдает данные в канал — это цена, доступность номеров и ограничения в тарифах, а канал сохраняет данные и публикует на своем сайте;

• каналы, работающие в режиме онлайн-запроса — в менеджере каналов обозначаются иконкой «Онлайн-запрос». В момент поиска и бронирования гостем обращаются к TravelLine и забирают информацию о цене, доступности и ограничениях;

• туроператоры — забирают данные из TravelLine с установленной на стороне канала периодичностью, сохраняют у себя и публикуют на своем сайте.
  

Как настроить работу с каналами в личном кабинете TravelLine мы рассказали в статьях:

• Как подключить канал в TL: Channel Manager

• Как сопоставить номера и тарифы в TL: Channel Manager

• Как сопоставить номера и тарифы для туроператоров

• Как выгрузить услуги питания в TL: Channel Manager

• Каналы, работающие в режиме онлайн-запроса

• Выгрузка услуг в каналы продаж, работающие в режиме онлайн-запроса

• Что делать, если не пришла бронь из канала

• Как восстановить работу канала в статусе «Остановлен»

• Что делать, если у канала статус «Ошибка»

• Автоматическое выставление счетов в электронные каналы продаж

• Расширенное управление доступностью

В разделе «Метапоисковики» доступен для подключения популярный сервис для бронирования отелей — Яндекс Путешествия. При поиске и бронировании гостем, сервис Яндекс Путешествия обращается в TravelLine за информацией о цене, доступности и ограничениях. Таким образом, гость видит актуальную информацию на данный момент.

• Как начать работу с Яндекс Путешествия

• Частые вопросы по Яндекс Путешествиям
  

Работа с Порталом клиента

Портал клиента — это раздел личного кабинета TravelLine, в котором находится информация о договорах с TravelLine и список пользователей личным кабинетом. В этом разделе можно оплатить услуги TravelLine, настроить двухфакторную аутентификацию и управлять пользователями личного кабинета.

• Как работать с разделом «Права и пользователи»

• Как работать с разделом «Документы» в Портале клиента

Сверка броней и оплата счетов TravelLine

Для стабильной работы компонентов TravelLine и правильного расчета суммы к оплате, необходимо осуществлять своевременную оплату счетов, а также, при необходимости, вовремя вносить информацию о изменившейся стоимости брони в разделе «Сверка броней».

• Документооборот. Как сверять бронирования с сайта в личном кабинете TravelLine

• Как оплачивать счета TravelLine: ответы на частые вопросы

Программа лояльности

Программа лояльности — это система вознаграждения и поощрения, которая помогает выстраивать доверительные, долгосрочные отношения с клиентом. Гость получает баллы или скидки за бронирование на сайте отеля, что побуждает его снова вернуться в этот отель или выбрать отель той же сети. 

Если вы уже работаете с модулем бронирования TL: Booking Engine, то вам доступна для подключения программа лояльности. Как настроить и работать с программой, мы подробно рассказали в статьях:

• Как подключить и настроить программу лояльности

• Программа лояльности TL Loyalty: Баллы

• Как создавать карты лояльности

Работа в разделе «Маркетинг»

Модуль онлайн-бронирования TL предоставляет возможность отправлять маркетинговые письма и анкеты гостям. Это помогает взаимодействовать с гостями как до заезда, так и после, предоставляя им информацию для следующего бронирования и возможность выразить свое мнение через анкету.

• Email-рассылка и анкетирование в разделе «Маркетинг»

• Как добавить ссылку и изображение в Email-рассылку
  

• Как добавить анкету и запустить анкетирование

• Как посмотреть результаты анкетирования

• Как остановить анкетирование

• Как предложить гостю внести предоплату до заезда

Аналитика

Компонент TravelLine: Аналитика помогает отследить количество броней с сайта, с каких устройств гости заходят на сайт и какие способы оплаты предпочитают.

• Как пользоваться компонентом «TravelLine: Аналитика»

Если вы работаете с Яндекс Метрикой, сообщите номер счетчика на почту support@travelline.ru. Техническая поддержка добавит его в настройки модуля бронирования. Если вы используете TL: Express, то добавьте номер трекера по инструкции.

• Как настроить Яндекс Метрику

Работа с мотиваторами на форме бронирования

Мотиваторы привлекают внимание гостей и помогают управлять покупательским спросом на ту или иную категорию номера или тариф.

• Как настроить мотиватор «Гарантия лучшей цены»

• Как добавить мотиватор «Лидер продаж»

Помимо мотиваторов для модуля бронирования, вы можете настраивать виджеты для сайта. Виджет — это небольшое всплывающее окно на сайте, которое показывает полезную информацию. 

• Виджеты в модуле онлайн-бронирования

Конструктор сайта TL: Express

Конструктор сайта TL: Express помогает самостоятельно и быстро создать сайт отеля в личном кабинете TravelLine и запустить его без помощи сторонних специалистов. Настройка сайта занимает небольшое количество времени, а чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем ознакомиться со статьями:

• Что такое TL: Express

• Как наполнить контентом сайт TL: Express

Работа с отзывами в TL: Reputation

TL: Reputation — компонент, который собирает отзывы гостей с популярных площадок. Вы вовремя узнаете, что о вас думают гости и автоматически добавите свежие отзывы на официальный сайт. Как работать с этим компонентом вы узнаете из статей:

• Настройки TL: Reputation

• Как добавить источник отзывов

TL: Rate Shopper

TL: Rate Shopper — компонент, который собирает цены конкурентных отелей каждый день. Вы сами решаете, в какое время, на какой период и у скольких конкурентов он собирает цены. Никакой ручной работы и сложных таблиц — все цены вы увидите на графиках и в понятных отчетах. Как настроить работу с TL: Rate Shopper мы рассказали в статье:

• Как настроить TL: Rate Shopper

TL: Price Optimizer

TL: Price Optimizer — компонент, который помогает автоматизировать работу с динамическим ценообразованием. TL: Price Optimizer позволяет учитывать несколько факторов при расчете цены — уровень загрузки, цены конкурентов, сезонные события, — и предлагает наилучшую цену.

• Что такое TL: Price Optimize
  

• Как настроить динамический тариф для TL: Price Optimizer

TL: Guest Management System

TL: Guest Management System (TL: GMS или Мои гости) — компонент, который позволяет автоматизировать работу с гостями.

TL: GMS помогает:

• Автоматизировать сбор данных о госте и истории его бронирований.

• Распределять гостей по сегментам и анализировать их.

• Выстраивать коммуникацию с гостями с помощью рассылок и анкетирования.

• Изучать путь гостя и создавать уникальное предложение.

Как настроить работу с этим компонентом, читайте в статьях:

• Как настроить информационную рассылку в TL: GMS

• Как формируются сегменты гостей в TL: GMS

• Как работать с разделом «Гости» в TL: GMS