Инструкции для отдела бронирования

Как сотрудник отдела бронирования видит личный кабинет TravelLine

Менеджер по бронированию — это  специалист, который помогает гостям бронировать гостиничные услуги, а также предоставляет в устной или письменной форме информацию об услугах в отеле. В личном кабинете TravelLine у сотрудника отдела бронирования обычно имеется полный доступ ко всем компонентам. 

Менеджер следит за представленностью номеров на сайте и в каналах онлайн-бронирования, следит за отменами и правилами бронирования номеров; может сориентировать гостя о стоимости проживания и услуг, свободных датах, характеристиках номеров, создать или удалить бронь на шахматке, а также помочь управляющему в настройках личного кабинета для онлайн-продаж. 

Инструкции для отдела бронирования

Мы подготовили список статей по наиболее активно используемым компонентам в работе отдела бронирования. Эти и другие статьи вы можете найти в нашей Базе Знаний.

Работа с ценами

Работа с ценами происходит в разделе «Управление номерами» → «Тарифы». Здесь устанавливаются цены на проживание в отеле, которые затем выгружаются в источники онлайн-продаж.

• Как создать тариф

• Как создать наследуемый тариф

• Как заполнить цены в тарифах

• Как настроить ограничения в тарифе

• Как назвать тариф

• Как загрузить промо-иллюстрацию для лендинга тарифа

• Как добавить мотиватор «Питание включено» в тариф с питанием

• Как добавить мотиватор «Подарок» с услугами, включенными в стоимость

• Как настроить тариф на любой праздник

• Отличия между тарифом по промокоду и cкидкой по промокоду

• Почему тариф не отображается на сайте

• Как изменить цены в тарифе в мобильном приложении TL Extranet

Работа с доступностью номеров

В разделе «Доступность номеров» можно управлять онлайн-продажами отеля: например, закрыть категории номеров для продажи или изменить количество доступных номеров. Новая информация отразится в модуле бронирования и в каналах продаж.

• Как установить доступность номеров по умолчанию

• Как изменить доступность номеров на несколько дней

• Как открыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как закрыть продажи в разделе «Доступность номеров»

• Как управлять доступностью номеров при работе с шахматкой TL: WebPMS
  

• Работа с доступностью номеров при интеграции с АСУ

• Как работает овербукинг при интеграции с АСУ и WebPMS

• Овербукинг: причины, как предотвратить, что делать с бронью

• Как закрыть или открыть продажи через мобильное приложение TL Extranet

Создание и настройка категорий номеров

Правильная настройка и позиционирование категорий номеров влияет на спрос гостей и ценообразование, ведь некорректно настроенные размещения, непривлекательные фотографии, или отсутствие описания заставят гостя пройти мимо подходящего размещения. С другой стороны, правильно настроенные виды размещений, красочные фотографии, мотиваторы в виде элементов оснащения, привлекательное описание будут иметь положительный эффект на гостя.

О том, как создать категории номеров, мы рассказали в статьях:

• Как создать категорию номера

• Как настроить вместимость номера в категории номера

• Как добавить дополнительные места в категории номеров
  

• Как получить ссылку на категорию номера

Если вы работаете с шахматкой броней TL: WebPMS, то создать или скорректировать номерной фонд вам поможет статья:

• Как добавить номерной фонд гостиницы

Дополнительные услуги в отеле

Предоставление дополнительных услуг улучшает комфорт пребывания гостей, придает дополнительные преимущества и способствует увеличению среднего чека.

• Как создать дополнительные услуги

• Как настроить группы дополнительных услуг
  

• Как установить разные цены на услугу

Отчет по броням

В отчете по броням находится общая информацию о брони: ФИО и контакты гостя, дата заезда или выезда, тариф и т.д. В отчете есть информация о количестве активных и отмененных броней, броней из каналов продаж и сайта — и другие варианты, которые настраиваются с помощью фильтров. Кроме просмотра, в этом разделе можно управлять бронями: изменить даты, тариф, отменить бронь и т.д., если вы пока не работаете с шахматкой TL: WebPMS. Эти действия рассмотрены в перечисленных ниже статьях.

• Как работать с разделом «Отчет по броням»

• Как гостинице изменить стоимость в бронировании с сайта

• Как гостинице изменить даты проживания в бронировании с сайта

• Как гостинице отменить бронирование с сайта

• Как узнать, какой способ оплаты у бронирования

• Как восстановить отмененное бронирование с сайта

Правило аннуляции броней с сайта отеля

После бронирования гость может передумать, или, в силу обстоятельств, отменить бронь. В каждом тарифе обязательно должно быть указано правило аннуляции, которое будет работать при отмене брони гостем.

• Как настроить правило аннуляции

• Как выбрать правило аннуляции для тарифа

Способы оплаты

В модуле бронирования отель может предложить гостям несколько видов оплат. Способы оплаты делятся на гарантированные и негарантированные.

При гарантированном способе оплаты гость не может завершить бронирование без внесения оплаты. К такому способу относится эквайринг: например, эквайринг нашего партнера ООО «Комфорт Букинг» или эквайринг другой платежной системы или банка. Обратите внимание: гарантированные способы оплаты снижают количество отмененных броней.

По умолчанию, в личном кабинете TravelLine доступны негарантированные способы оплаты: при заселении, банковский перевод для физических лиц, безналичный расчет для юридических лиц, гарантия банковской картой. То есть, гость может завершить бронь без внесения предоплаты, и оплатить бронь по приезду в отель или по счету.

Узнать больше о доступных способах оплаты вы можете в нашей Базе Знаний в разделе «TL: Booking Engine». Здесь хотим привести инструкции по двум частым вопросам: как начать работать с нужным способом оплаты и как посмотреть, какую оплату выбрал гость.

• Как привязать способ оплаты к тарифу

• Как узнать, какой способ оплаты у бронирования

Работа с бронированиями в шахматке

Шахматка — это календарь броней отеля и основной инструмент работы в отеле. В шахматке происходит заселение и выселение гостей, фиксирование дополнительных услуг и оплаты от гостя.

• Как создать бронь в TL: WebPMS

• Как создать групповую бронь в шахматке TL: WebPMS

• Как создать бронь на юридическое лицо

• Как создать почасовую бронь

• Как быстро переместить бронь на шахматке

• Как заселить гостя в шахматке

• Как заселить бронь, если нет сквозного номера

• Как выселить гостя в шахматке

• Как добавить или изменить услугу в брони

• Как изменить стоимость проживания в брони

• Как изменить способ оплаты в брони

• Как отменить бронь в шахматке

• Как добавлять заметки к брони

• Как создать бронь в шахматке в мобильном экстранете

• Как работать с бронью в шахматке в мобильном приложении TL Extranet

• Как отправить ссылку на бронирование номера в мобильном приложении TL Extranet

Работа со счетами и платежами

Шахматка автоматически формирует счет в брони. Одной из важных задач является своевременное фиксирование в шахматке оплаты или возврата по брони.

• Как провести оплату по счету

• Как оформить возврат по бронированию в шахматке

• Что такое депозит

• Как разделить счет и перенести оплату в шахматке

• Как объединить несколько счетов групповой брони

• Как выставить счет по брони в TL: WebPMS

• Как перенести оплату с одной брони на другую в TL: WebPMS

Работа с кассой

Шахматка поддерживает интеграцию с ККМ — кассой, — что позволяет печатать чеки по операциям сразу из брони в шахматке. Как настроить интеграцию с кассой мы рассказали в статье «Как настроить интеграцию с ККМ».

Сотрудник отеля, обслуживающий гостей на ресепшене, при принятии оплаты или проведения возврата, сталкивается с необходимостью печатать чеки по этим операциям. Иногда возникают вопросы, как открыть смену или какой чек будет напечатан в той или иной ситуации, и мы ответили на эти вопросы в статьях:

• Как закрыть и открыть смену в ККМ

• Как печатаются чеки на предоплату, аванс и зачет аванса

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований с предоплатой через Комфорт Букинг

• Как напечатать закрывающий чек для бронирований из Яндекс Путешествий

Заметки

В шахматке TL: WebPMS есть возможность добавлять памятки для сотрудников в виде заметок, как общих — например, напоминание о чем-либо, — так и специфические указания для конкретной брони.

• Как создать заметку

Обслуживание номеров

Модуль обслуживания номеров позволяет каждый день поддерживать актуальную информацию о состоянии номеров и своевременно их убирать. Номер, требующий уборки, виден на шахматке благодаря статусу «Грязно». Отметить выполнение уборки может как горничная, так и другой сотрудник с доступом к шахматке — статусы на главной странице шахматки и в разделе «Обслуживание номеров» синхронизируются.

В базовом модуле есть три стандартных статуса обслуживания: «Требует уборки», «Убран», «Проверен», и при выселении гостя номер автоматически становится грязным. Кроме базового, есть расширенный модуль обслуживания, который позволяет более гибко настраивать различные виды уборок. Однако сотрудник отдела бронирования всегда может вручную назначить внеплановую уборку, если от гостя поступит такой запрос. Эту информацию увидит служба горничных. Что нужно знать при работе с модулем обслуживания номеров, мы собрали в статьях:

• Статус уборки номера

• Как изменение статуса уборки номера влияет на статус обслуживания в расширенном модуле обслуживания номеров

• Как закрыть номер на ремонт

• Как закрыть номер на ремонт в расширенном модуле обслуживания

• Модуль обслуживания номеров в мобильном приложении TL Extranet

Профили гостей

Профили гостей — это раздел, где можно посмотреть информацию о гостях, которые когда-либо проживали в отеле: ФИО, контактные данные, брони, уровень лояльности и т.д.

• Как устроены профили гостей

• Как объединить несколько профилей одного гоcтя

Справочники в шахматке

Справочники в TL: WebPMS — это инструмент для расширения некоторых стандартных настроек. Справочники предназначены для добавления дополнительных параметров, отличающихся от предустановленных по умолчанию.

• Справочники

Постановка гостей на миграционный учет

В соответствии с законодательством РФ, необходимо каждый день предоставлять в МВД сведения о проживающих гостях.

В шахматке TL:WebPMS в брони автоматически формируется анкета гостя, куда выгружается информация о госте, что экономит время на ручное заполнение анкеты.

• Как сформировать анкету по форме 5

Если вы уже работаете с модулем миграционного учета TravelLine, процесс работы с анкетами становится еще удобнее: модуль собирает все анкеты в одном месте, а также подскажет, какая анкета и почему не пройдет проверку — благодаря подсказкам, можно скорректировать данные гостя. Затем отелю останется только выгрузить готовый файл в программу отправки данных в МВД.

• Как работать с TL: WebPMS «Модуль миграционного учета»

Работа с каналами продаж

TL: Channel Manager — менеджер каналов — упрощает работу отеля с каналами продаж, так как управление продажами происходит в одном личном кабинете. Это экономит время и увеличивает доход от онлайн-продаж.

В TL: Channel Manager есть три основных вида каналов:

• каналы, работающие по стандартному типу интеграции — TravelLine отдает данные в канал — это цена, доступность номеров и ограничения в тарифах, а канал сохраняет данные и публикует на своем сайте;

• каналы, работающие в режиме онлайн-запроса — в менеджере каналов обозначаются иконкой «Онлайн-запрос». В момент поиска и бронирования гостем обращаются к TravelLine и забирают информацию о цене, доступности и ограничениях;

• туроператоры — забирают данные из TravelLine с установленной на стороне канала периодичностью, сохраняют у себя и публикуют на своем сайте.
  

Как настроить работу с каналами в личном кабинете TravelLine мы рассказали в статьях:

• Как подключить канал в TL: Channel Manager

• Как сопоставить номера и тарифы в TL: Channel Manager

• Как сопоставить номера и тарифы для туроператоров

• Как выгрузить услуги питания в TL: Channel Manager

• Каналы, работающие в режиме онлайн-запроса

• Выгрузка услуг в каналы продаж, работающие в режиме онлайн-запроса

• Что делать, если не пришла бронь из канала

• Как восстановить работу канала в статусе «Остановлен»

• Что делать, если у канала статус «Ошибка»

• Автоматическое выставление счетов в электронные каналы продаж

• Расширенное управление доступностью

В разделе «Метапоисковики» доступен для подключения популярный сервис для бронирования отелей — Яндекс Путешествия. При поиске и бронировании гостем, сервис Яндекс Путешествия обращается в TravelLine за информацией о цене, доступности и ограничениях. Таким образом, гость видит актуальную информацию на данный момент. 

• Как начать работу с Яндекс Путешествия

• Частые вопросы по Яндекс Путешествиям

Сверка броней 

Иногда гости меняют свои планы, что может сказаться на итоговой сумме брони — например, выезжают раньше, чем было забронировано. Для правильного расчета суммы вознаграждения TravelLine, необходимо вовремя вносить информацию о изменившейся стоимости брони в разделе «Сверка броней».

• Документооборот. Как сверять бронирования с сайта в личном кабинете TravelLine

Программа лояльности

Программа лояльности — это система вознаграждения и поощрения, которая помогает выстраивать доверительные, долгосрочные отношения с клиентом. Гость получает баллы или скидки за бронирование на сайте отеля, что побуждает его снова вернуться в этот отель или выбрать отель той же сети.

Если вы уже работаете с модулем бронирования TL: Booking Engine, то вам доступна для подключения программа лояльности. Как настроить и работать с программой, мы подробно рассказали в статьях:

• Как подключить и настроить программу лояльности

• Программа лояльности TL Loyalty: Баллы

• Как создавать карты лояльности

Работа в разделе «Маркетинг»

Модуль онлайн-бронирования TL предоставляет возможность отправлять маркетинговые письма и анкеты гостям. Это помогает взаимодействовать с гостями как до заезда, так и после, предоставляя им информацию для следующего бронирования и возможность выразить свое мнение через анкету.

• Email-рассылка и анкетирование в разделе «Маркетинг»

• Как добавить ссылку и изображение в Email-рассылку
  

• Как добавить анкету и запустить анкетирование

• Как посмотреть результаты анкетирования

• Как остановить анкетирование

• Как предложить гостю внести предоплату до заезда

Аналитика

Компонент TravelLine: Аналитика помогает отследить количество броней с сайта, с каких устройств гости заходят на сайт и какие способы оплаты предпочитают.

• Как пользоваться компонентом «TravelLine: Аналитика»

Если вы работаете с Яндекс Метрикой, сообщите номер счетчика на почту support@travelline.ru. Техническая поддержка добавит его в настройки модуля бронирования. Если вы используете TL: Express, то добавьте номер трекера по инструкции.

• Как настроить Яндекс Метрику

Работа с мотиваторами на форме бронирования

Мотиваторы привлекают внимание гостей и помогают управлять покупательским спросом на ту или иную категорию номера или тариф.

• Как настроить мотиватор «Гарантия лучшей цены»

• Как добавить мотиватор «Лидер продаж»

Помимо мотиваторов для модуля бронирования, вы можете настраивать виджеты для сайта. Виджет — это небольшое всплывающее окно на сайте, которое показывает полезную информацию.

• Виджеты в модуле онлайн-бронирования

Конструктор сайта TL: Express

Конструктор сайта TL: Express помогает самостоятельно и быстро создать сайт отеля в личном кабинете TravelLine и запустить его без помощи сторонних специалистов. Настройка сайта занимает небольшое количество времени, а чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем ознакомиться со статьями:

• Что такое TL: Express

• Как наполнить контентом сайт TL: Express

Работа с отзывами в TL: Reputation

TL: Reputation — компонент, который собирает отзывы гостей с популярных площадок. Вы вовремя узнаете, что о вас думают гости и автоматически добавите свежие отзывы на официальный сайт. Как работать с этим компонентом вы узнаете из статей:

• Настройки TL: Reputation

• Как добавить источник отзывов

TL: Rate Shopper

TL: Rate Shopper — компонент, который собирает цены конкурентных отелей каждый день. Вы сами решаете, в какое время, на какой период и у скольких конкурентов он собирает цены. Никакой ручной работы и сложных таблиц — все цены вы увидите на графиках и в понятных отчетах. Как настроить работу с TL: Rate Shopper мы рассказали в статье:

• Как настроить TL: Rate Shopper

TL: Price Optimizer

TL: Price Optimizer — компонент, который помогает автоматизировать работу с динамическим ценообразованием. TL: Price Optimizer позволяет учитывать несколько факторов при расчете цены — уровень загрузки, цены конкурентов, сезонные события, — и предлагает наилучшую цену.

• Что такое TL: Price Optimize
  

• Как настроить динамический тариф для TL: Price Optimizer

TL: Guest Management System

TL: Guest Management System (TL: GMS или Мои гости) — компонент, который позволяет автоматизировать работу с гостями.

TL: GMS помогает:

• Автоматизировать сбор данных о госте и истории его бронирований.

• Распределять гостей по сегментам и анализировать их.

• Выстраивать коммуникацию с гостями с помощью рассылок и анкетирования.

• Изучать путь гостя и создавать уникальное предложение.

Как настроить работу с этим компонентом, читайте в статьях:

• Как настроить информационную рассылку в TL: GMS

• Как формируются сегменты гостей в TL: GMS

• Как работать с разделом «Гости» в TL: GMS