Настройте работу с API ЕПГУ (Госуслуги) по инструкции. После завершения подключения перейдите в раздел «Уведомления о прибытии».
Данные гостей автоматически попадают из профиля гостя в раздел «Уведомления о прибытии» сразу после фиксации заселения гостя в бронировании. При обновлении данных в профиле гостя они также обновятся в разделе «Уведомления о прибытии».
Обратите внимание. Для корректной постановки на миграционный учет иностранных граждан обязательно нужно загрузить сканы следующих документов:
документ, удостоверяющий личность;
документ на право пребывания в стране;
миграционная карта (при наличии).
Чтобы загрузить сканы документов в профиль гостя, перейдите в карту бронирования в шахматке, рядом с именем гостя нажмите на иконку-карандаш «Редактировать»
—
откроется панель с информацией о госте. Каждый документ нужно загрузить в соответствующий ему раздел, нажав кнопку «Загрузить документы».
Работа с фильтрами и данными гостей
В разделе «Уведомления о прибытии» имеется несколько фильтров. Вы можете искать анкеты гостей:
по статусу отправки уведомления:
по гражданству гостей:
по дате заезда или выезда гостей:
Справа в списке анкет отображаются их статусы:
Чтобы заполнить анкету, кликните на имя гостя или справа на кнопку «Действие» → «Редактировать»:
Вам откроется анкета, которую необходимо заполнить данными гостя.
Восклицательными знаками отмечены обязательные поля — без них платформа TravelLine не даст отправить уведомления в МВД.
После заполнения всех данных статус анкеты меняется на «Готово к отправке»:
Важно! При заполнении анкеты в разделе «Уведомление о прибытии» профиль гостя автоматически не заполнится в TL:WebPMS. Чтобы заполнить профиль гостя, воспользуйтесь видеоинструкцией по ссылке: Профили гостей. WebPMS. Обучающее видео TravelLine.
Если вы заполните профиль гостя в TL: WebPMS, то внесенные данные по гостю отобразятся в его уведомлении о прибытии в разделе «Уведомления о прибытии» и анкета уведомления о прибытии гостя поменяет статус на «Готово к отправке».
Постановка гостей на учет
Для отправки заявления на постановку в ведомство → нажмите на кнопку «Отправить» только у анкет со статусом «Готово к отправке».
Для отправки всех анкет со статусом «Готово к отправке» → нажмите на кнопку «Отправить анкеты в МВД»:
В открывшемся окне можно увидеть список готовых к отправке анкет и их количество. Подтвердите отправку кнопкой «Отправить анкеты в МВД».
Если после нажатия на «Отправить» программа «КриптоПро» попросила подтверждение доступа для работы с сертификатом → разрешите операцию:
Далее в окне выбора сертификата из списка надо выбрать сертификат подписи доверенного лица. Настройка этого сертификата описана в Шаг 3. Настройка API ЕПГУ (Госуслуги) в личном кабинете TravelLine.
Если с анкетами гостей работает несколько сотрудников, выберите в списке отправителей того, кто сейчас отправляет заявления:
1. Если заявления (анкеты) подписывает руководитель организации/индивидуальный предприниматель, необходимо выбрать «Подписать как руководитель организации» и выбрать сертификат организации/индивидуального предпринимателя.
2. Если заявления (анкеты) подписывает ответственный сотрудник, необходимо выбрать «Сотрудник, действующий от лица организации». В таком случае требуется выбрать сертификат сотрудника и сертификат организации/индивидуального предпринимателя:
Сертификат руководителя — используется для авторизации в ЕПГУ.
Сертификат доверенного лица — нужен для отправки анкет.
Если сотрудник (не директор) имеет ЭЦП на физическое лицо и доверенность, он может подписывать заявления, но для авторизации на Госуслугах требуется ЭЦП руководителя. Таким образом, оба сертификата необходимы: один для авторизации, другой — для отправки.
3. Если заявления (анкеты) подписывает ответственный сотрудник, который имеет сертификат доверенного лица, но нет возможности использовать сертификат руководителя, надо получить обезличенный сертификат организации. Обезличенный сертификат можно получить только в ФНС. Для получения обезличенного сертификата необходимо являться лицом, действующим от имени юридического лица без доверенности и обратиться в место выдачи Удостоверяющего центра ФНС России.
Обратите внимание. На данный момент API ЕПГУ не поддерживает работу с обезличенным сертификатом ИП.
Так как носитель ключа электронной подписи находится на физическом носителе («флешке»), необходимо подключить к компьютеру оба носителя.
После выбора сертификата и отправителя происходит отправка заявлений в ведомство: у анкет меняется статус на «Запрос постановки на учет» и в истории анкеты появляется запись об отправке анкеты в ведомство.
Для просмотра истории анкеты надо кликнуть на желтую иконку к колонке «История».
Ответ от ведомства приходит в течение 5–20 минут.
Можно вручную обновить статус анкеты, нажав на кнопку «Действие» → «Проверить статус»:
После успешной постановки на учет у анкеты обновляется статус на «Поставлен на учет» и в истории появится запись об оказанной услуге:
Если от ведомства пришла ошибка постановки на учет, то у анкеты поменяется статус на «Ошибка постановки на учет», в истории появится запись об отказе в предоставлении услуги с указанием причины (ошибки).
В таком случае надо исправить ошибку и отправить заявление на постановку на учет еще раз.
Снятие гостей с учета
Обратите внимание. Снимать с учета необходимо только иностранных граждан, российских граждан — нет.
При наступлении даты выезда иностранного гостя в колонке статуса появляется подсказка о необходимости снять его с учета:
Отправка заявления на снятие с учета происходит по кнопке «Отправить». При этом так же, как и при постановке на учет, надо указать сертификат подписи доверенного лица и выбрать отправителя.
На вкладке «Снятие с учета» появляется новый статус «Зарегистрировано на портале».
Обратите внимание. В настоящее время МВД не всегда передает статус на снятие с учета иностранных гостей:
Поэтому на следующий день перейдите в личный кабинет на портал Госуслуг и проверьте, снята анкета с учета или нет.
Если на Госуслугах вы увидите, что заявление на снятие не создалось, тогда в TravelLine нужно заново отправить заявление на снятие с учета или создать его вручную на Госуслугах.
Если статус изменился на «Ошибка снятия с учета», необходимо обратиться в местный орган МВД для выяснения подробностей. TravelLine отображает текст ошибки, который получает из МВД, и не может повлиять на ее исправление.
Досрочное выселение российских граждан
Если российский гость решил выехать раньше планируемой даты, измените даты проживания. После изменения проживания у анкеты изменится статус на «Готово к отправке», и в колонке «Дата выезда» обновится дата выезда и подсказка о досрочном выселении.
Отправка заявления в ведомство происходит по кнопке «Отправить». После успешной обработке заявления у анкеты изменится статус на «Поставлен на учет» и в истории будет запись об оказанной услуге.
Досрочное выселение иностранных граждан
Если иностранный гость решил выехать раньше планируемой даты, то в день фактического выезда его нужно снять с учета.
После выселения у статуса анкеты появляется подсказка о необходимости снятия с учета и в колонке «Дата выезда» указывается новая дата выезда:
Продление проживания российских граждан
Если российский гость решил продлить проживание, то нужно отправить новое заявление в ведомство с измененными датами проживания.
После изменения дат проживания в бронировании, у анкеты изменится статус на «Готово к отправке», и в колонке «Дата выезда» обновится дата выезда. Также появится подсказка о продлении проживания с указанием первоначальной даты выселения:
Отправка заявления в ведомство происходит по кнопке «Отправить». После успешной обработки заявления у анкеты изменится статус на «Поставлен на учет» и в истории появится запись об оказанной услуге.
Продление проживания иностранных граждан
После изменения дат проживания в бронировании, в анкете иностранного гостя, рядом со статуса анкеты появляется подсказка о необходимости продления проживания. В колонке «Дата выезда» обновится дата выезда и появится подсказка с указанием первоначальной датой выселения:
Продление проживания происходит по кнопке «Действие» → «Продлить проживание»:
Важно: продление нужно сделать до наступления первоначальной даты выезда.
При успешном продлении проживания в истории анкеты появляется запись о снятии с учета и новой постановке на учет.