Средства размещения могут использовать различные документы: договоры аренды, счета и прочие. Часто это шаблонные документы. В шахматке есть возможность автоматизировать работу с шаблонами с помощью специальных переменных, которые выгружают в шаблон необходимую информацию из бронирования. Это позволит сократить ручную работу с документами.
Как создать шаблон документа
1. Создайте шаблон в формате .docx на своем компьютере, например, в редакторе Microsoft Word. Для загрузки готового шаблона с переменными, максимальный размер файла не должен превышать 3МБ.
2. Перейдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Шаблоны документов». Кликните на пункт «Таблица переменных» → откроется список переменных для шаблона.
Переменные разделены на несколько категорий:
общие параметры;
параметры бронирования;
параметры номера;
покупатель/организатор всего бронирования;
компания-заказчик;
компания-агент;
гость;
дополнительные услуги.
3. В вашем шаблоне установите переменные: имя гостя, дата, сумма бронирования и т. д. Например, переменная {DATE_CURR} выгрузит в шаблон текущую дату, а {RES_NUM} — номер бронирования. Для того, чтобы переменная корректно отображалась при печати документа, скопируйте переменную из таблицы и вставьте в шаблон, выбирая параметр вставки — «Сохранить только текст».
Дополнительные услуги
Для категории «Дополнительные услуги» обязательно использование переменных {EXTR:START} и {EXTR:END}, в начале и конце списка, чтобы переменные этой категории работали. Например: {EXTR:START}{EXTR_NAME} {EXTR_PRICE} {EXTR:END}
Если переменные находятся внутри таблицы, то {EXTR:START} и {EXTR:END} необходимо поместить внутрь таблицы до и после всех элементов. Пример:
или
Примечание. Если нумерация в документе проставляется автоматически из настроек редактора, переменная {EXTR:START} находится следом за цифрой. Если нумерация проставляется вручную, переменная должна стоять перед цифрой. Также можно использовать комбинацию {EXTR:START}{ROWINDEX} для автоматической нумерации в столбце — например, в акте или счете. Примеры приведены в главе «Пример шаблона».
В готовом документе они автоматически заменяются на полный перечень услуг из бронирования. Пример использования:
- в текстовой строке:
- в таблице:
Математические операции
В шаблонах можно использовать формулы с переменными для автоматического расчета — например, итоговых сумм, надбавок или скидок.
Допустимы простые математические операции:
- сложение (+);
- вычитание (-) — короткое тире;
- умножение (∗);
- деление (/).
Кроме переменных, в выражениях можно применять числа. Дробная часть числа указывается через запятую — например, 1,18.
Синтаксис формулы: она начинается со знака равенства (=) и заключается в фигурные скобки { }.
Примеры формул
- {= STAY_ADR_WITHOUT_VAT * STAY_STAY_DAYS} — вычисляет общую стоимость проживания без НДС: умножает среднюю стоимость проживания в номере в сутки без НДС на количество суток.
- {= RES_GRAND_TOTAL - RES_PAID} — определяет остаток к оплате (или переплату): вычитает из полной стоимости бронирования уже внесенную сумму.
Если произошла ошибка вычисления формулы:
- При предварительном просмотре шаблона документа переменная окрасится красным и не заменится на число.
- При скачивании шаблона документа в бронировании формула не заменится на число.
Ошибка может происходить по следующим причинам:
- Неверный формат чисел или переменных. Например, если указано значение 0.5 — это некорректно, так как в России дробные числа указываются с запятой: 0,5.
- Деление на 0.
- Математические операции с нечисловыми переменными. Например, с переменной {RES_ACC_PRICE_IW} — она указывает стоимость проживания, но не числом, а прописью.
Пример шаблона
Ниже приведены шаблоны с переменными, на примере которых вы можете создать свой шаблон.
1. Регистрационная карта гостя.
Как выглядит шаблон с переменными:
Переменные из примера выше — вы можете скопировать их и использовать в своем шаблоне:
Hotel Astoria
Регистрационная карта
|
||||||||||||
2. Счет на оплату.
Как выглядит шаблон с переменными:
Примечание. Если вы используете нумерованный список в режиме автоподстановки, переменная {EXTR:START}
должна находиться после цифры — это относится к документам, где количество пунктов неограниченно.
Если нумерация проставляется вручную, переменная должна стоять перед цифрой.
Переменные из примера выше — вы можете скопировать их и использовать в своем шаблоне:
от {RES_BOOK_DATE}
Итого к оплате {RES_TOBE_CHARGED_IW}: без НДС
|
||||||||||||||||||||||||||||
3. Акт.
Как выглядит шаблон с переменными:
Примечание. Здесь использована комбинация переменных {EXTR:START}{ROWINDEX}, которая проставляет нумерацию в столбце. Эти переменные можно использовать в акте или счете (из примера 2).
Переменные из примера выше — вы можете скопировать их и использовать в своем шаблоне:
Акт № {RES_NUM} от {DATE_CURR_IW}
Исполнитель: Глава ООО «Астория» Иванов Иван Иванович
ИНН: 780719711111, КПП: 111111111, юр. адрес: 198111, г. Санкт-Петербург, ул. Иванова, д. 31, корп. 3, кв. 1
Заказчик: {CST_LNAME} {CST_FNAME} {CST_MNAME} {RES_NUM}
Всего оказано услуг на сумму: {STAY_GRAND_TOTAL_IW}
Вышеуказанные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.
Исполнитель ___________________________ Заказчик ___________________________ |
Как загрузить шаблон документа
1. Вернитесь в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Шаблоны документов».
2. Нажмите «Добавить новый шаблон».
3. Укажите название шаблона — вы увидите его в карте бронирования.
4. Выберите категории номеров, для которых будут доступны документы на основе шаблона.
5. В пункте «Правило формирования документа» укажите, как должен формироваться документ — на каждый номер в брони или на каждого гостя в номере.
6. Нажмите «Загрузить документы» и выберите файл с компьютера. Укажите название, которое будет присваиваться файлу при скачивании.
7. Нажмите «Сохранить» в верхнем углу страницы.
8. После загрузки шаблона нажмите «Скачать для проверки».
Переменные в шаблоне будут заменены тестовыми данными для проверки и выделены желтым цветом. Если в названии переменной допущена ошибка, переменная выделится красным цветом.
Как деактивировать или удалить шаблон
Если необходимо убрать неактуальный шаблон, но вы не хотите удалять его окончательно, деактивируйте в шаблон с помощью переключателя в пункте «Статус» — шаблон не будет отображаться в карте бронирования.
Для удаления шаблона перейдите к общему списку шаблонов → нажмите кнопку «Действие» → «Удалить».
Как посмотреть и скачать шаблон документа в бронировании
После загрузки шаблона, он появится в карте бронирования в виде документа.
Посмотреть и скачать документ можно в окне быстрого просмотра бронирования:
Или в карте бронирования на вкладке «Документы».
