Депозит — это деньги, которые гость оставляет при заезде в средство размещения. В обмен он получает квитанцию. Эти деньги могут использоваться для оплаты услуг или штрафов во время пребывания, а неизрасходованная сумма возвращается при выезде.
Как внести депозит
1. Первый способ: перейдите в карту бронирования на вкладку «Детали» и перейдите к блоку «Расчеты». Нажмите кнопку «Внести».
Второй способ: перейдите в карту бронирования на вкладку «Счета и платежи». Нажмите кнопку «Внести депозит».
2. Выберите плательщика из списка гостей в бронировании (если гостей несколько), укажите вносимую сумму и комментарий → нажмите кнопку «Применить» → нажмите кнопку «Сохранить» на верхней панели.
3. На вкладке «Детали» и «Счета и платежи» отобразится сумма депозита.
В бронировании может быть только депозит одного из гостей. Если нужно пополнить его, перейдите на вкладку «Счета и платежи» → нажмите кнопку «Внести депозит» и добавьте новую сумму.
Как распечатать квитанцию
После внесения депозита гостю выдается квитанция. Для этого нажмите кнопку «Квитанция на депозит».
В открывшемся окне распечатайте квитанцию или экспортируйте в Word (формат электронного документа), если ее нужно предварительно отредактировать.
Как оплатить суммой из депозита
Чтобы использовать деньги из депозита для оплаты счета, перейдите в карту бронирования на вкладку «Счета и платежи» → нажмите кнопку «Действие» → «Оформить платеж».
В окне оплаты выберите способ оплаты «Депозит» → укажите сумму → нажмите «Применить».
Как взять штраф
Если гость нарушил правила проживания и его приходится штрафовать, то используйте депозит. Для этого на вкладке «Счета и платежи» нажмите кнопку «Взять штраф».
Укажите сумму штрафа, комментарий и нажмите кнопку «Применить», на верхней панели кнопку «Сохранить».
Информация о штрафах есть в отчетах «Сводная статистика», «Финансовый отчет» и «Отчет менеджера».
Как вернуть депозит
Если на момент выезда гостя депозит израсходован не полностью, то деньги нужно вернуть. Для этого на вкладке «Счета и платежи» нажмите кнопку «Вернуть депозит».
Укажите сумму к возврату и комментарий. Нажмите кнопку «Применить», на верхней панели кнопку «Сохранить».
Как направить возврат в зачет депозита
Иногда гости оплачивают проживание полностью, но уезжают раньше. В этом случае нужно вернуть деньги. Если они пользовались платными услугами, то оплата за услуги взимается при выезде. Или, например, гость скоро вернется снова, и нужно сохранить остаток средств для оплаты будущего бронирования.
Чтобы не оформлять возврат за проживание, направьте деньги в зачет депозита. Затем используйте эту сумму для оплаты дополнительных услуг или будущих бронирований. Это подходит, только когда вы используете депозит для оплаты, а не возвращаете его гостю — иначе могут возникнуть сложности с отчетными документами.
Чтобы вернуть предоплату в зачет депозита, перейдите в карту бронирования на вкладку «Счета и платежи» → нажмите кнопку «Действие» → «Оформить возврат».
Обратите внимание. Направление возврата в зачет депозита недоступно для бронирований с предоплатой через ООО «Комфорт Букинг».
В окне возврата по счету выберите пункт «В зачет депозита» → укажите сумму → нажмите «Применить».
Как депозит отобразится в чеке
До момента оплаты услуг или штрафа в зачет депозита, депозит не является доходом средства размещения. Если вы работаете с кассой, то операции расхода депозита на оплату услуг или штрафов будет являться доходом средства размещения и фискализироваться — то есть, проходить через кассу.
Чтобы внести оплату через депозит, перейдите в карту бронирования на вкладку «Счета и платежи» → нажмите кнопку «Действие» → «Оформить платеж».
Способы оплаты депозитом:
наличными;
банковской картой.
Исходя из этих способов, на чеке будет отображаться разная информация:
Способ расчета «Наличными через кассу» — «Наличными».
Способ расчета «Картой через терминал» — «Безналичными».
Чтобы появилась возможность печатать чек со способом оплаты «Депозит» перейдите в раздел «Управление отелем» → «Настройки» → «Справочники» → справочник «Способ оплаты».
В справочнике выберите способ оплаты «Депозит» → установите галочку «Разрешить печатать чек» → нажмите «Применить». Нажмите «Сохранить» на верхней панели — это обязательное условие для сохранения изменений.
Теперь при оплате в карте бронирования будет отображаться блок «Способ расчета».
